Pilot Ofis Deneyimi: Excel'den Buluta 30 Günde Geçiş
Küçük ölçekli bir SMMM ofisinin dijitalleşme süreci
1Başlangıç durumu
- 30 civarı aktif müşteri, her biri için ayrı Excel dosyası
- Beyanname takvimi kağıt duvara asılı; resmî tatil kaymaları elle takip ediliyor
- Müşteri belgeleri e-posta ekleri, WhatsApp mesajları ve masaüstü klasörler arasında dağınık
- Tahsilat takibi ayrı bir Excel tablosunda; geciken ödemeler ancak ay sonunda fark ediliyor
- Müşterilere hatırlatma için kişisel telefondan tek tek WhatsApp mesajı
2Geçiş süreci (4 hafta)
1. hafta
Müşteri listesi Excel'den içe aktarıldı. VKN, iletişim bilgileri ve beyanname türleri eşleştirildi.
2. hafta
Beyanname takvimi etkinleştirildi; mevcut dönem beyannameları sisteme girildi. Google Calendar aboneliği bağlandı.
3. hafta
Belge arşivi kullanılmaya başlandı. Yeni gelen belgeler doğrudan sisteme yüklendi; eski belgeler kademeli aktarılıyor.
4. hafta
WhatsApp hatırlatma şablonları hazırlandı. Tahsilat kayıtları girildi. Müşteri portalı ilk müşterilerle test edildi.
330 gün sonrası
Beyanname hatırlatma süresi
Her müşteriye ayrı mesaj — günde 30-45 dakika
Toplu gönderim ile 5 dakika
Eksik belge takibi
E-posta ve WhatsApp geçmişinde arama
Eksik evrak listesi otomatik; müşteriye portal bağlantısı gönderiliyor
Geciken tahsilat farkındalığı
Ay sonunda, bazen bir sonraki ay
Anlık; renkli uyarılarla günlük kontrol
Belge bulma süresi
Klasör ve e-posta tarama — ortalama 3-5 dakika
Arama çubuğuyla saniyeler içinde
“En büyük fark beyanname dönemlerinde hissediliyor. Eskiden her ay son haftaya sıkışırdık; şimdi takvim ve hatırlatmalar sayesinde iş daha dengeli dağılıyor.”
— Pilot ofis kullanıcısı