Örnek Senaryo: Excel'den Düzenli Bir Dijital Akışa Geçiş
Ürün iş akışını açıklamak için hazırlanmış temsilî bir SMMM ofisi senaryosu
1Başlangıç durumu
- Müşteri bilgileri farklı Excel dosyalarında tutuluyor
- Beyanname takvimi kağıt duvara asılı; resmî tatil kaymaları elle takip ediliyor
- Müşteri belgeleri e-posta ekleri, WhatsApp mesajları ve masaüstü klasörler arasında dağınık
- Tahsilat takibi ayrı bir Excel tablosunda; geciken ödemeler ancak ay sonunda fark ediliyor
- Müşterilere hatırlatma için kişisel telefondan tek tek WhatsApp mesajı
2Örnek geçiş planı (4 hafta)
1. hafta
Müşteri listesi Excel'den içe aktarıldı. VKN, iletişim bilgileri ve beyanname türleri eşleştirildi.
2. hafta
Beyanname takvimi etkinleştirildi; mevcut dönem beyannameları sisteme girildi. Google Calendar aboneliği bağlandı.
3. hafta
Belge arşivi kullanılmaya başlandı. Yeni gelen belgeler doğrudan sisteme yüklendi; eski belgeler kademeli aktarılıyor.
4. hafta
WhatsApp hatırlatma şablonları hazırlandı. Tahsilat kayıtları girildi. Müşteri portalı ilk müşterilerle test edildi.
3Hedeflenen çalışma biçimi
Beyanname hatırlatma süresi
Her müşteriye ayrı mesaj hazırlama
Onaylı şablon ve seçili alıcı listesiyle toplu hazırlık
Eksik belge takibi
E-posta ve WhatsApp geçmişinde tek tek arama
Beklenen evrak listesi ve müşteri portalı üzerinden merkezi takip
Geciken tahsilat farkındalığı
Dağınık tahsilat tablosunu dönemsel kontrol
Açık ve ödenen tutarları tek ekranda günlük izleme
Belge bulma süresi
Klasör ve e-posta arşivlerinde ayrı ayrı arama
Müşteriyle eşleştirilmiş merkezi belge arşivinde arama
“Bu bölüm ölçülmüş bir müşteri vakası veya yayımlanmış müşteri görüşü değildir; ürünün nasıl kullanılabileceğini somutlaştıran temsilî bir senaryodur.”
— Senaryo açıklaması