Otomatik Evrak Okuma
Belgenin içinden müşteriyi okusun, siz etiketlemeyle uğraşmayın
Mali müşavir ofisinde günde onlarca PDF gelir: fatura, dekont, beyanname kopyası, sözleşme. Her birini elle müşteriyle eşleştirmek zaman alır. muhasebeofisim, metin içeren PDF'lerden VKN/TCKN ve dönem bilgisini otomatik okur ve doğru müşteriye etiketler.
Nasıl çalışır?
Belge sisteme yüklendiği anda — ister ofis personeli yüklesin, ister müşteri portaldan yüklesin — sistem PDF'in içeriğini tarar:
- PDF içinden 10 haneli VKN (Vergi Kimlik Numarası) örüntüleri okunur
- 11 haneli TCKN (T.C. Kimlik Numarası) örüntüleri okunur
- Dönem bilgisi (örneğin Şubat 2026 veya 2026/02) tanınır
- Sistem mevcut müşteri kayıtlarınızla eşleştirir
- Eşleşme bulunursa belge o müşteriye otomatik etiketlenir
- Eşleşme belirsizse belge eşleşmemiş havuzuna düşer ve ofis personelinin onayını bekler
Hangi belgeler için işe yarar?
Otomatik okuma, metin içeren PDF'lerle çalışır. Türkiye'de günümüzde kullanılan ana belge türleri için yeterlidir:
- e-Fatura ve e-Arşiv fatura PDF kopyaları
- Banka dekontları (özellikle VKN/TCKN açıklamalı havalelerde)
- Beyanname kopyaları (e-beyanname çıktısı veya PDF onaylı kopya)
- SGK bildirimleri
- Resmi yazışmaların PDF kopyaları
- Sözleşme ve protokol PDF dosyaları
Taranmış (raster) PDF'lerde içerik resim olarak gelir; bu tip belgelerde metin tanıma garanti edilmez. Modern e-fatura ve e-Arşiv fatura PDF'leri ise metin içerebilir; okunan alanlar kontrol edilmelidir.
Eşleşmeyen belgeler için iş akışı
Sistem belge ile müşteri eşleşmesinde emin değilse, belge "eşleşmemiş evrak" ekranına düşer. Ofis personeli ekrana göz attığında:
- Belge önizleme — PDF tarayıcıda görünür
- Sistemin önerdiği aday müşteriler — tek tıkla onay
- Müşteri kaydı yoksa müşteri yönetiminden kayıt oluşturup belgeyi eşleştirme
- Belge etiketleme — dönem, belge türü manuel düzeltilebilir
Beyanname öncesi eksik evrak kontrolü
Belge takibinde müşteri, belge türü ve dönem için beklenti tanımlanır. Yüklenen evrakın doğru eşleşmesini kontrol edin; gerektiğinde izin ve mesaj hakkıyla eksik evrak hatırlatması gönderin.
Manuel etiketleme zamanından tasarruf
Tipik bir SMMM ofisinde, gelen evrakı müşteriyle eşleştirmek ofis personelinin zamanının önemli bir bölümünü alır. Otomatik okuma bu yükü büyük oranda azaltır:
- Yüklenen e-fatura PDF dosyalarında tipik olarak VKN doğru okunur
- Belge müşteriye etiketlenmiş şekilde arşive düşer
- Personel otomatik eşleşmeler dahil sonuçları kontrol eder
- Aylık raporlama hız kazanır — etiketsiz belge dolaşmaz
Tasarruf miktarı her ofise göre değişir; deneme sürecinde kendi ofisinize ait sayısal etkiyi gözlemleyebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Taranmış (scanlı) PDF'leri okuyabiliyor mu?
Şu anda uygun metin tabanlı PDF’lerde metin çıkarma desteklenir; okuma ve eşleşme doğruluğu garanti edilmez. Taranmış belgelerde içerik resim olarak gelir; bu tip belgelerde OCR (görüntü tanıma) yol haritada yer alır. e-Fatura ve e-Arşiv fatura PDF'leri zaten metin tabanlıdır.
VKN ile TCKN'yi karıştırır mı?
Hayır. VKN 10 haneli, TCKN 11 hanelidir; sistem hane sayısını ve özet kuralları kullanarak ayırt eder. Belirsiz durumlarda belge eşleşmemiş havuzuna düşer ve personel onayı beklenir.
Aynı VKN'ye sahip iki kayıt varsa ne olur?
Sistem ofisinizdeki müşteri kayıtlarına bakar. Aynı VKN ile iki kayıt varsa (örneğin tüzel kişi ve şahıs ortağı), belge aday listesi olarak gösterilir; personel doğru müşteriyi tek tıkla seçer.
Bu özellik hangi pakette geliyor?
Otomatik evrak okuma ve VKN eşleştirme her iki pakette de kullanılabilir. İşlem metin içeren uygun PDF dosyalarında çalışır; sonuçları kontrol etmeniz gerekir.
İlgili özellikler
Online Tahsilat
Mükellefinize ödeme linki gönderin, kartla ödesin. Platform tahsilattan pay almaz; iyzico/banka işlem ücretleri uygulanabilir.
Detaya bak →Beyanname Takvimi
KDV, Muhtasar, Geçici, Kurumlar, Stopaj — tüm beyannameler tek takvimde.
Detaya bak →Müşteri Portalı
Müşteriniz şifresiz tek tıklamayla belgesini görür, yükler ve onaylar.
Detaya bak →Etiketleme zamanından kazanın
Otomatik evrak okuma akışını 14 günlük denemede inceleyin.