Otomatik Evrak Okuma
Belgenin içinden müşteriyi okusun, siz etiketlemeyle uğraşmayın
Mali müşavir ofisinde günde onlarca PDF gelir: fatura, dekont, beyanname kopyası, sözleşme. Her birini elle müşteriyle eşleştirmek zaman alır. muhasebeofisim, metin içeren PDF'lerden VKN/TCKN ve dönem bilgisini otomatik okur ve doğru müşteriye etiketler.
Nasıl çalışır?
Belge sisteme yüklendiği anda — ister ofis personeli yüklesin, ister müşteri portaldan yüklesin — sistem PDF'in içeriğini tarar:
- PDF içinden 10 haneli VKN (Vergi Kimlik Numarası) örüntüleri okunur
- 11 haneli TCKN (T.C. Kimlik Numarası) örüntüleri okunur
- Dönem bilgisi (örneğin Şubat 2026 veya 2026/02) tanınır
- Sistem mevcut müşteri kayıtlarınızla eşleştirir
- Eşleşme bulunursa belge o müşteriye otomatik etiketlenir
- Eşleşme belirsizse belge eşleşmemiş havuzuna düşer ve ofis personelinin onayını bekler
Hangi belgeler için işe yarar?
Otomatik okuma, metin içeren PDF'lerle çalışır. Türkiye'de günümüzde kullanılan ana belge türleri için yeterlidir:
- e-Fatura ve e-Arşiv fatura PDF kopyaları
- Banka dekontları (özellikle VKN/TCKN açıklamalı havalelerde)
- Beyanname kopyaları (e-beyanname çıktısı veya PDF onaylı kopya)
- SGK bildirimleri
- Resmi yazışmaların PDF kopyaları
- Sözleşme ve protokol PDF dosyaları
Taranmış (raster) PDF'lerde içerik resim olarak gelir; bu tip belgelerde metin tanıma garanti edilmez. Modern e-fatura ve e-Arşiv fatura PDF'leri ise metin tabanlıdır ve doğru okunur.
Eşleşmeyen belgeler için iş akışı
Sistem belge ile müşteri eşleşmesinde emin değilse, belge "eşleşmemiş evrak" ekranına düşer. Ofis personeli ekrana göz attığında:
- Belge önizleme — PDF tarayıcıda görünür
- Sistemin önerdiği aday müşteriler — tek tıkla onay
- Yeni müşteri olarak kaydetme seçeneği — VKN/TCKN ile yeni müşteri kartı açılır
- Belge etiketleme — dönem, belge türü manuel düzeltilebilir
Beyanname öncesi eksik evrak kontrolü
Beyanname kaydında Şubat 2026 KDV için bu müşteriden 3 fatura bekliyor şeklinde tanımlandıysa, sistem yüklenen evraklara bakıp eksik olanı otomatik tespit eder. Eksik evrak listesi WhatsApp hatırlatmasıyla müşteriye iletilir.
Manuel etiketleme zamanından tasarruf
Tipik bir SMMM ofisinde, gelen evrakı müşteriyle eşleştirmek ofis personelinin zamanının önemli bir bölümünü alır. Otomatik okuma bu yükü büyük oranda azaltır:
- Yüklenen e-fatura PDF dosyalarında tipik olarak VKN doğru okunur
- Belge müşteriye etiketlenmiş şekilde arşive düşer
- Personel sadece eşleşmemiş havuzu kontrol eder
- Aylık raporlama hız kazanır — etiketsiz belge dolaşmaz
Tasarruf miktarı her ofise göre değişir; deneme sürecinde kendi ofisinize ait sayısal etkiyi gözlemleyebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Taranmış (scanlı) PDF'leri okuyabiliyor mu?
Şu anda metin tabanlı PDF'ler garantili olarak desteklenir. Taranmış belgelerde içerik resim olarak gelir; bu tip belgelerde OCR (görüntü tanıma) yol haritada yer alır. e-Fatura ve e-Arşiv fatura PDF'leri zaten metin tabanlıdır.
VKN ile TCKN'yi karıştırır mı?
Hayır. VKN 10 haneli, TCKN 11 hanelidir; sistem hane sayısını ve özet kuralları kullanarak ayırt eder. Belirsiz durumlarda belge eşleşmemiş havuzuna düşer ve personel onayı beklenir.
Aynı VKN'ye sahip iki kayıt varsa ne olur?
Sistem ofisinizdeki müşteri kayıtlarına bakar. Aynı VKN ile iki kayıt varsa (örneğin tüzel kişi ve şahıs ortağı), belge aday listesi olarak gösterilir; personel doğru müşteriyi tek tıkla seçer.
Bu özellik hangi pakette geliyor?
Otomatik evrak okuma ve VKN eşleştirme Pro paketinde yer alır. Başlangıç paketinde manuel etiketleme akışı sunulur; etiketleme süresi olarak fark Pro lehine açılır.
İlgili özellikler
Beyanname Takvimi
KDV, Muhtasar, Geçici, Kurumlar, Stopaj — tüm beyannameler tek takvimde.
Detaya bak →Müşteri Portalı
Müşteriniz şifresiz tek tıklamayla belgesini görür, yükler ve onaylar.
Detaya bak →WhatsApp Hatırlatma
Beyanname, tahsilat ve eksik evrak hatırlatmalarını WhatsApp'tan toplu gönderin.
Detaya bak →Belge Arşivi
Müşteri bazlı belge arşivi, hızlı filtre ve KVKK uyumlu ZIP dışa aktarma.
Detaya bak →Tahsilat Takibi
Aylık ücret, ek hizmet ve banka CSV eşleştirme tek ekranda; PDF makbuz.
Detaya bak →Kârlılık Raporu
Hangi müşteri ne kadar kazandırıyor? İş yükü ile kıyaslı sıralama, PDF/Excel.
Detaya bak →Etiketleme zamanından kazanın
Pro paketinin otomatik evrak okuma akışını 14 gün ücretsiz deneyin.