Karşılaştırma
Excel ve Kağıt Düzeni mi, Bulut Yazılımı mı?
SMMM ofislerinin çoğu hâlâ Excel tablolarıyla, masaüstü klasörlerle ve WhatsApp gruplarıyla çalışıyor. Bu yöntemler tanıdık ama müşteri sayısı arttıkça süreç darboğazları da artıyor. 12 başlıkta iki yaklaşımı karşılaştırdık.
Elle hazırlanan tablo; son tarih değişikliklerini siz takip edersiniz. Resmî tatil kayması kolayca atlanır.
KDV, Muhtasar, Geçici, Kurumlar ve Stopaj türleri hazır takvimde. Aciliyet renkleriyle öncelik sıralaması; Google Calendar / Outlook / Apple Calendar aboneliği.
Her müşteri ayrı satır; VKN, iletişim, beyanname türleri yan yana sığmaz. Arama ve filtreleme sınırlı.
Müşteri kartında VKN/TCKN, iletişim, beyanname, görev, belge ve tahsilat tek ekranda. Arama ve filtre anlık.
Belgeler masaüstü klasörlerinde veya e-posta eklerinde dağınık. Yanlış klasöre atılan dosyayı bulmak dakikalar alır.
Müşteri bazlı klasör yapısı; dosya imzası doğrulama; dönem ve tür etiketleme. Eksik evrak listesi otomatik oluşur.
Aylık ücret ve ek hizmet bedelleri ayrı tablolarda. Geciken tahsilatı görmek için filtreleme gerekir.
Aylık ücret + ek hizmet bir arada. Banka CSV içe aktarma ve otomatik eşleştirme. Geciken tahsilatlar renkli uyarıyla listelenir.
Müşterilere tek tek mesaj veya kişisel telefon grupları. Kimin ne zaman bilgilendirildiğini takip etmek zor.
Meta Business API ile onaylı şablon mesajları. Tekli ve toplu gönderim; gönderim logu; müşteri onayı kaydı.
Yok. Müşteriye belge göndermek için e-posta veya dosya paylaşım servisi kullanılır.
Süreli ve müşteriye özel bağlantı ile şifresiz portal. Müşteri belgelerini görür, indirir; ofis takip eder.
Renkli hücreler veya ayrı yapılacaklar listesi. Kimin hangi görevi aldığı belirsiz kalabilir.
Kullanıcı bazlı görev ataması; tekrarlayan görev şablonları; durum takibi ve tarihçe.
Pivot tablolar ve elle oluşturulan grafikler. Müşteri bazlı kârlılık hesabı zahmetli.
Aylık rapor ve müşteri kârlılık analizi hazır. PDF ve Excel çıktı; gelir-iş yükü karşılaştırması.
Dosya bilgisayarda veya paylaşılan sürücüde. Yanlışlıkla silme, virüs veya disk arızası riski.
Cloudflare altyapısında şifreli depolama. Her ofis verisi diğerinden izole. İşlem kayıtları ve KVKK araçları.
Aynı dosyaya aynı anda erişim çakışma yaratır. Versiyon kontrolü elle yapılır.
Ofis sahibi, yönetici ve personel rolleriyle eş zamanlı kullanım. Değişiklik geçmişi otomatik.
Telefondan Excel düzenlemek güç. Küçük ekranda satırlar okunmaz.
Responsive tasarım; tarayıcıdan her cihazda erişim. Ana ekrana ekle (PWA) desteği.
Kurulum gerektirmez ama şablon hazırlamak, formülleri güncellemek ve yedeklemek size kalır.
Tarayıcıdan giriş; kurulum yok. Güncellemeler ve yedekleme otomatik.
Hangi durumda Excel yeterli kalır?
10'dan az müşterisi olan, tek kişilik ve beyanname çeşitliliği düşük bir ofiste Excel yeterli olabilir. Müşteri sayısı arttıkça, beyanname türleri çoğaldıkça ve ofise ikinci bir personel eklendikçe Excel'in sınırları belirginleşir: dosya çakışmaları, kayıp belgeler, unutulan son tarihler ve takibi yapılamayan tahsilatlar.
Bulut yazılımına geçiş, mevcut Excel verilerini silmek anlamına gelmez. Müşteri listesini içe aktararak başlayabilir, takvim ve belge arşivini kademeli olarak doldurup Excel'i yedek olarak tutabilirsiniz.
Daha fazla bilgi
Excel'den buluta geçmeye hazır mısınız?
30 dakikalık canlı demo ile ofisinize nasıl uyum sağlayacağını birlikte görelim. Kurulum ve eğitim desteği ücretsiz.