SMMM Ofislerinde Excel'den Buluta Geçiş: 7 Adımlık Rehber

Birçok SMMM ofisinde düzen hâlâ Excel dosyaları, WhatsApp mesajları, masaüstü klasörleri ve not kâğıtları arasında kurulur. İlk bakışta bu yöntem esnektir: herkes dosyayı açar, satır ekler, renk verir, kendi çalışma düzenini kurar. Fakat müşteri sayısı arttıkça Excel bir takip aracı olmaktan çıkar, ofisin hafızasını taşıyan kırılgan bir dosyaya dönüşür.

Buluta geçişin amacı sadece "modern görünmek" değildir. Amaç; müşteri bilgisini, beyanname son tarihlerini, belge akışını, görevleri ve tahsilatı aynı veri düzeninde toplamak, ofisteki işi kişilere değil sisteme bağlamaktır.

Geçiş planını yaparken müşteri portalı, beyanname takvimi, belge arşivi ve tahsilat takibi gibi temel modülleri ayrı ayrı değil, aynı operasyon zincirinin parçaları olarak düşünmek gerekir.

1. Mevcut Excel dosyalarını envantere çıkarın

Geçişe başlamadan önce "hangi Excel dosyaları var?" sorusunu netleştirin. Genellikle şu dosyalar çıkar:

• Müşteri listesi.
• Beyanname takip çizelgesi.
• SGK / Muhtasar takip dosyası.
• Aylık ücret ve tahsilat listesi.
• Eksik evrak listesi.
• Personel görev dağılımı.

Her dosya için şu üç soruyu yazın: kim güncelliyor, ne sıklıkla güncelleniyor, hata olursa kim fark ediyor? Bu çalışma, hangi verinin öncelikli taşınacağını gösterir.

2. Müşteri kartını tek kaynak yapın

Bulut sisteminde ilk hedef müşteri kartıdır. Müşterinin unvanı, VKN/TCKN bilgisi, vergi dairesi, telefon, e-posta, aylık ücret, tahmini iş yükü ve WhatsApp onayı tek yerde tutulmalıdır.

Müşteri kartı tek kaynak olursa, beyanname, görev, belge ve tahsilat ekranları aynı müşteriye bağlanır. Böylece "bu müşteri hangi listede farklı yazılmış?" sorunu azalır. Excel'de sık görülen ABC Ltd, ABC LTD. ŞTİ., A.B.C. gibi varyasyonlar sistemde tek kayda iner.

3. Önce tüm geçmişi değil, aktif dönemi taşıyın

En büyük geçiş hatası, ilk günden 5 yıllık arşivi taşımaya çalışmaktır. Bu hem ekibi yorar hem de projeyi başlatmadan bitirir.

Daha sağlıklı yöntem:

1. Aktif müşterileri taşı.
2. İçinde bulunulan ayın beyannamelerini oluştur.
3. Açık görevleri taşı.
4. Son 1-2 ayın tahsilat durumunu gir.
5. Eski arşivi ihtiyaç oldukça müşteri bazında ekle.

Buluta geçiş bir veri temizlik projesidir; her eski satırın taşınması şart değildir.

4. Beyanname takvimini renkle yönetin

Excel'de son tarih takibi genellikle renklerle yapılır ama bu renkler kişisel alışkanlığa bağlıdır. Bulut sisteminde kırmızı, sarı ve yeşil aciliyet mantığını standart hale getirin:

• Kırmızı: son 3 gün veya gecikmiş işler.
• Sarı: 4-7 gün arası yaklaşan işler.
• Yeşil: 8 gün ve sonrası.
• Gri: tamamlanan işler.

Bu düzen, ofis toplantılarında "nereden başlayalım?" sorusunu hızlandırır. Önce kırmızılar, sonra sarılar, sonra yeşiller.

5. Belge akışını WhatsApp'tan çıkarın

Müşteri evrakı WhatsApp'tan geldiğinde hızlı görünür ama arşiv açısından zayıftır. Dosya adı değişir, belge müşteriyle eşleşmez, hangi dönem için geldiği unutulur.

Buluta geçişte müşteri portalı veya belge yükleme bağlantısı kullanmak bu sorunu azaltır. Müşteri belgeyi bağlantıdan yükler, ofis belgeyi müşteri kartında görür, eksik evrak listesi aynı yerden takip edilir.

6. Ekip içi görevleri görünür yapın

Excel'de "kim bakıyordu?" sorusu çok sık sorulur. Bulut sisteminde her görev için en az şu bilgiler olmalıdır:

• Müşteri.
• Görev türü.
• Son tarih.
• Sorumlu kişi.
• Durum.
• Not.

Bu yapı, işlerin kişisel hafızada kalmasını engeller. Bir personel izinli olduğunda veya yoğun olduğunda açık işler sistemden devredilebilir.

7. Geçişi küçük bir pilotla başlatın

Tüm ofisi aynı gün taşımak yerine 5-10 müşteriyle pilot başlatın. Bir hafta boyunca şu soruları izleyin:

• Müşteri kartında eksik alan var mı?
• Beyanname takvimi yeterince anlaşılır mı?
• Belge yükleme akışı müşteriye kolay geliyor mu?
• Görev ekranı ekip tarafından gerçekten kullanılıyor mu?
• Tahsilat takibi Excel'e göre daha hızlı mı?

Pilot bittiğinde küçük düzeltmeler yapılır, sonra tüm aktif müşteri listesi taşınır.

Sonuç

Excel'den buluta geçiş, tek seferlik büyük bir dosya aktarma işi değil; ofisin çalışma düzenini sistemleştirme sürecidir. En doğru sıra müşteri kartı, beyanname takvimi, görevler, belge akışı ve tahsilat şeklindedir.

Küçük başlayın, aktif dönemi taşıyın, ekibi aynı ekranda buluşturun. Birkaç hafta sonra Excel hâlâ arşivde durabilir ama günlük operasyonun merkezi olmaktan çıkar.