Belge Arşivi
Muhasebe belgesi USB ve e-postada kaybolmasın
muhasebeofisim'in belge arşivi, mali müşavir ofisinin tüm müşteri belgelerini bulut üzerinde, müşteri bazlı düzenli ve hızlı erişilebilir tutar. Fatura, dekont, sözleşme, beyanname kopyası — hepsi tek arşivde, hızlı filtre ile.
Müşteri bazlı dijital klasör
Her müşterinin kendi belgeleri ayrı arşivde tutulur. Mali müşavir ofisi için klasik "USB kayboldu", "eski e-postada", "başka bir klasörde" sorunları biter. Bir müşteriye tıklarsınız, o müşteriye ait her belge listede görünür.
- Müşteri profil sayfasında belge sekmesi
- Belge başlığı, türü, yüklenme tarihi, yükleyen kullanıcı görünür
- Belge önizleme — PDF doğrudan tarayıcıda açılır
- Belge etiketi (dönem, beyanname türü, müşteri segmenti)
Hızlı arama ve filtre
Yüzlerce belge arasında aradığınızı saniyeler içinde bulun. Dönem, müşteri, belge türü veya yükleme tarihi bazlı filtrelerle sonucu daraltın.
- Müşteri adı veya VKN'ye göre arama
- Dönem (örneğin Mart 2026) bazlı filtreleme
- Belge türü filtresi — fatura, dekont, beyanname kopyası, sözleşme
- Yükleme kanalı filtresi — ofis personeli mi, müşteri portalı mı?
- Tarih aralığı seçimi
Dosya güvenliği ve doğrulama
Belge sisteme yüklendiğinde, sistem dosyanın gerçek türünü "magic bytes" (dosya imzası) ile doğrular. Yani PDF uzantısı verilmiş ama içinde virüslü exe dosyası olan bir dosya engellenir. Belgeler Cloudflare R2'de saklanır; her erişim ofis kimliğiyle doğrulanır.
- Dosya türü doğrulama (file signature / magic bytes)
- Cloudflare R2 — küresel ölçekte güvenli nesne depolama
- Her belge erişimi sunucu tarafında ofis kimliğine göre yetkilendirilir
- Üçüncü kişinin bağlantıya tesadüfen erişimi belge açmaz
Beyanname öncesi eksik evrak takibi
Belge arşivi, beyanname takvimiyle entegre çalışır. Beyanname tamamlanmadan önce müşteriden hangi evrak bekliyorsa, hem belge arşivinde hem de beyanname ekranında "eksik evrak var" uyarısı belirir. Eksik evrak için müşteriye WhatsApp ile tek tıkla hatırlatma gönderebilirsiniz.
- Beyanname kaydına eksik evrak listesi eklenir
- Sistem hangi evrakın yüklenmediği uyarısını otomatik gösterir
- Tek tıkla WhatsApp hatırlatma — müşteri portalı bağlantısıyla birlikte
- Müşteri portaldan evrakı yükler yüklemez uyarı kapanır
KVKK uyumlu ZIP dışa aktarma
KVKK kapsamında müşteri kendi kişisel verilerini talep edebilir (KVKK m.11 erişim hakkı). muhasebeofisim, bir müşterinin tüm belge arşivini tek tıkla ZIP olarak dışa aktarmanıza imkân tanır. Bu, hem KVKK uyumu hem de müşteri ofise ayrıldığında onun verisini düzenli teslim etme açısından kritiktir.
- Müşteri bazlı tek tıkla ZIP indirme
- Belge başlıkları ve etiketleri klasör yapısında korunur
- ZIP dışa aktarma işlemi audit log'a yazılır
- Hesap silme durumunda yasal saklama süresi içindeki belgeler korunur
Müşteri portalı entegrasyonu
Müşteri portala tıkladığında, kendisine ait belgeleri görür ve yeni belge yükleyebilir. Müşteri portaldan bir fatura yüklediğinde, otomatik metin okuma aktifse VKN/TCKN ve dönem otomatik tanınır; belge doğru müşteriye etiketlenir.
Sık sorulanlar
Belge arşivi kapasitesi nedir?
Başlangıç paketinde 10 GB, Pro pakette 50 GB belge arşivi sağlanır. Daha büyük arşiv ihtiyacı için kurumsal teklif isteyebilirsiniz.
Hangi dosya türleri destekleniyor?
PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX gibi mali müşavir ofislerinde sık kullanılan formatlar desteklenir. Yükleme sırasında dosya imzası doğrulanır; uzantıyla içerik uyuşmazlığı engellenir.
Bir belgeyi sildiğimde geri alınabilir mi?
Standart silme işlemi belgeyi arşivden kaldırır. Yasal saklama süresi içindeki belgeler (örneğin VUK kapsamında) için ofis ayarlarından koruma seviyesi tanımlanabilir; bu seviyedeki belgelerin silinmesi ekstra onaya bağlanır.
Bir müşteri silinirse belgelerine ne olur?
Müşteri silinmeden önce belgelerini ZIP olarak dışa aktarmanız önerilir. Müşteri verisi silinirken yasal saklama süresine tabi olmayan belgeler kalıcı silinir; vergi mevzuatı kapsamında saklanması gereken belgeler ofise özel ayarla korunur.
İlgili özellikler
Beyanname Takvimi
KDV, Muhtasar, Geçici, Kurumlar, Stopaj — tüm beyannameler tek takvimde.
Detaya bak →Müşteri Portalı
Müşteriniz şifresiz tek tıklamayla belgesini görür, yükler ve onaylar.
Detaya bak →WhatsApp Hatırlatma
Beyanname, tahsilat ve eksik evrak hatırlatmalarını WhatsApp'tan toplu gönderin.
Detaya bak →Tahsilat Takibi
Aylık ücret, ek hizmet ve banka CSV eşleştirme tek ekranda; PDF makbuz.
Detaya bak →Otomatik Evrak Okuma
Metin içeren PDF'lerden VKN/TCKN ve dönem okuma, müşteri otomatik eşleştirme.
Detaya bak →Kârlılık Raporu
Hangi müşteri ne kadar kazandırıyor? İş yükü ile kıyaslı sıralama, PDF/Excel.
Detaya bak →Dağınık belgeleri tek arşive taşıyın
14 gün ücretsiz deneme. Mevcut belge arşivinizi sisteme aktarmak için size yardımcı olabiliriz.